Die wichtigsten Praktiken und Prinzipien.

Ziel von Kanban ist es, Prozesse am Laufen zu halten, Engpässe zu erkennen und den Fokus darauf zu legen, Projekte weiterzuentwickeln/zu beenden statt sich in immer mehr (Teil-)Aufgaben zu verzetteln.

Kanban setzt auf vorhandene Strukturen auf und berücksichtigt durch diesen niedrigschwelligen Ansatz die menschliche Tendenz, Veränderungen Widerstand entgegenzusetzen.

• Beginne mit dem, was Du gerade tust. Das bedeutet einerseits, dass bereits angefangene Arbeiten zu Ende geführt werden sollen (siehe oben), aber vor allem, dass vorhandene, aktuelle praktizierte Prozesse, Rollen und Verantwortlichkeiten respektiert und beibehalten werden.
• Sorge für langsame, aber stetige Verbesserungen. Radikale Veränderungen werden vermieden, um nicht Angst und Unsicherheit auszulösen. Verbesserungen werden überall angestrebt: beim Produkt, beim Prozess, bei einem selbst.
• Ermutige zu (Führungs-)Verantwortung auf allen Ebenen. Kontinuierliche Verbesserung (→Kaizen) kann nur funktionieren, wenn alle, auch und gerade Menschen aus der Praxis (und nicht aus dem Management), Workflows kritisch hinterfragen.

Damit das funktioniert, schlägt der „Erfinder“ der Methode, David Anderson, sechs sogenannte Praktiken vor.

• Visualisierung. Der Prozess wird auf einem „Kanban-Board“ dargestellt, das mindestens aus den Spalten ZU TUN, IN ARBEIT und ERLEDIGT (TO DO, DOING, DONE) besteht. IN ARBEIT kann in Einzelschritte weiter aufgeteilt werden. Die zu erledigende Arbeit, die den Prozess durchläuft, wird auf sogenannten Tickets festgehalten und durchwandert nach und nach alle Spalten. Eine Person, die einen Arbeitsschritt erledigt, bekommt diesen allerdings nicht zugeteilt, sondern „zieht“ sich das Ticket in die neue Spalte. Das „Pull-Prinzip“ ist ein wichtiges agiles Instrument.
• Begrenzung der Arbeit im System. (Begrenzung des Work in Progress – WiP). In jeder Spalte darf sich nur eine festgelegte Anzahl an Tickets befinden. Ist sie „voll“, darf kein neues Ticket hineingezogen werden. Dadurch werden frühzeitig Flaschenhälse sichtbar. Interessanterweise erhöht diese Begrenzung der WiP den Durchsatz insgesamt, vor allem, weil man nicht permanent zwischen Aufgaben hin- und herwechselt.
• Manage den Workflow. Diese Praktik ergibt sich aus der Begrenzung des WiP. Wo Engpässe entdeckt werden, muss dafür gesorgt werden, dass der Workflow entsprechend verändert wird, um Staus in Zukunft zu vermeiden.
• Mache die Regeln transparent. Es muss für alle am Arbeitsprozess Beteiligten klar sein, was die einzelnen Spalten bedeuten, wie es zu der Begrenzung (Anzahl) des WiP kommt, wer wann wie ein Ticket von einer Spalte in die nächste ziehen darf und wann eine Arbeit als „fertig“ betrachtet werden kann.
• Implementiere Feedback-Schleifen. Ohne Feedback keine Verbesserung.
• Gemeinsam verbessern, experimentell weiterentwickeln. Kanban startet mit dem existierenden Prozess und verbessert ihn kontinuierlich und schrittweise, anstatt zu versuchen, ein vorab definiertes Ziel zu erreichen.